您需要了解的有關企業文件共享的所有信息，從傳輸方法到保持安全的策略和工具。到目前為止，大多數企業已經放棄了紙質文件，轉而使用數字文件，充分利用無紙化存儲和更高效的工作流程。但是，文件共享也有其缺點：在多個文檔版本中很容易丟失，而安全措施通常不太理想，可能會使敏感數據面臨風險。在本文中，我們將探討如何確保文件共享在安全性和易用性之間取得平衡，從而提高現代勞動力的效率。

為什么文件共享安全對企業很重要？

近年來，隨著千禧一代改變了對工作場所應有的期望，出現了一種增長趨勢。甚至在 Covid-19 之前，估計有43% 的美國員工定期遠程工作。

由于 Covid-19 大流行導致強制在家工作，遠程工作場所已迅速成為企業繼續有效運作的必要條件。在許多情況下，這證明了遠程工作得到普遍實施的可行性，改變了人們對在現代工作場所工作意味著什么的看法。

這種地震轉變如此有效的主要原因之一是可用于促進這些變化的技術水平。視頻會議和文件共享意味著無論誰在辦公室，都可以進行實時討論，從而降低企業成本，讓員工更自由地塑造他們的工作/生活平衡，從而提高幸福感和生產力。

但是，快速變化通常會導致新的或增加的安全風險。例如，在不安全的個人設備上訪問文件或設備丟失或被盜的可能性要大得多。兩者都可能導致數據泄露，損害公司與客戶和合作伙伴的關系。

文件共享類型

USB存儲

物理驅動器對于大文件可能是一個不錯的選擇，但是一次只能在一臺設備上完成傳輸它們的離線過程，并??且 USB 設備不保存數據已傳輸到哪些設備的記錄。物理存儲選項還帶來了另一個風險——設備本身可能被放錯地方、被盜或損壞，從而使數據無法恢復。

這也可能是一個代價高昂的錯誤。2018 年，英國希思羅機場因一名公眾發現錯誤放置的包含敏感信息的 U 盤而被罰款 12 萬英鎊。

電子郵件

在最簡單的形式中，電子郵件附件是一種文件共享形式。通常存在文件大小限制，這會使此方法效率低下。更糟糕的是，如果正在共享一個文檔，包含相同文檔的不同版本的多個線程可能會導致混淆和文件放錯位置。電子郵件也是網絡犯罪分子的常見目標。如果沒有有效的端點安全，通過電子郵件共享文件可能會導致數據泄露。

FTP

文件傳輸協議 (FTP) 是傳輸大文件（例如檔案）的一種簡單而有效的方式。但是，它不是很動態，不適合管理協作文檔。

點對點

點對點 (P2P) 文件共享可能仍因其與音樂盜版的聯系而名聲不佳，但這種格式實際上是在群組內共享私人文件的一種非常安全的方法。P2P 文件傳輸不是使用中央服務器，而是在一個小組的網絡連接之間共享。這可以保持文件的私密性，但通常會很慢，而且對于協作項目也沒有用處。

云

云服務將文件托管在中央存儲庫上，其他用戶可以從中訪問它們。雖然它們由第三方托管，但可以控制訪問權限以保護文檔。

文檔協作工具

第三方托管允許的不僅僅是存儲和易于訪問。通過集中托管項目的文檔，多個用戶可以同時在同一個文件中工作。這種類型的共享訪問意味著可以從一系列設備和遠程位置進行真正的協作。

文件共享工具對企業的好處

雖然電子郵件附件和 USB 存儲多年來一直是常態，但工作場所的數字化轉型凸顯了這些文件共享方法的缺陷?；谠频姆蘸晚椖抗芾砥脚_有助于應對這些挑戰。這些文件共享工具有助于提高安全性和生產力，其中許多提供有用的功能，例如：

• 允許多個用戶在同一個文檔上同時協作
• 安全文件傳輸
• 云訪問最新版本的文檔。

項目管理與協作

雖然移動辦公很受歡迎，但讓企業對其更廣泛使用持謹慎態度的主要問題之一是對有效溝通的限制，這使得項目交付變得特別困難。雖然實時協作對于項目的成功至關重要，但高效的文件共享系統可以彌補物理上的差距，使與多個利益相關者的活動能夠有效地進行。

安全

與通過電子郵件來回發送文件相比，操作文件共享提供了安全優勢。持有中央版本意味著文件不會被意外刪除或丟失。不同的訪問級別可以控制誰能夠查看任何給定文件或與之交互，并且加密可以保護敏感文檔不被截獲。

自動同步和備份

基于云的文件共享平臺將有助于管理數千個不同的文件，將它們組織在中心位置，如果需要回滾到早期版本，則會自動創建文檔的備份和修訂。這意味著每個利益相關者都可以訪問最新版本的文件，無論他們身在何處或使用哪種設備。

如何確保文件共享安全

盡管安全文件共享對企業有很多好處，但在線共享數據和文件總是伴隨著一些潛在的風險。因此，不應孤立地使用文件共享工具，而應將其集成到現有的整體安全策略中。

使用虛擬專用網絡

長期以來，虛擬專用網絡一直是保護業務數據的推薦安全措施。隨著文件在傳統實體辦公室之外被訪問的次數比以往任何時候都多，虛擬專用網絡現在對于保護文件在公共或不安全網絡上訪問時不被攔截至關重要。

簡單地說，虛擬專用網絡通過加密和隱藏正在傳輸的數據來像隧道一樣運行。這意味著第三方不太可能攔截數據，即使他們這樣做，它也會被加密且無法使用。

為遠程工作的用戶設置辦公虛擬專用網絡將確保文件可以在虛擬辦公空間之間安全共享。除了文件共享服務提供的任何端到端加密之外，還可以使用此功能，為共享文件增加另一層安全性。

密碼管理器

一個主要的安全口頭禪是強密碼對于有效的安全性至關重要。這仍然是正確的，但很難監管，特別是如果員工使用個人設備工作。需要記住的密碼數量之多可能會導致用戶選擇方便而不是安全性并使用簡化密碼，或者跨帳戶重復密碼。

通過提供密碼管理器工具可以輕松避免這種情況。這些工具將記住所有用戶的密碼，這意味著他們只需要記住一個用于管理器工具。使用企業帳戶，您還可以設置共享密碼的權限。更好的是，許多密碼管理器會自動生成新的安全密碼，使用戶更容易在任何設備上保持安全。

2-FA/MFA

2 因素身份驗證(2-FA) 是一種有用的工具，可確保對數據的訪問受到保護，因為用戶需要通過簡單密碼以外的另一種方式驗證其身份。例如，用戶需要提供唯一代碼以及用戶名和密碼才能登錄共享網絡。此代碼可以發送到單獨的移動設備或電子郵件帳戶，這意味著即使網絡犯罪分子獲取了密碼，他們仍然無法訪問網絡。多因素身份驗證遵循與 2-FA 相同的原則，但可能包括額外的授權步驟。這可以是密碼或生物識別標識符的形式，例如指紋或面部識別。

限制訪問權限

一個簡單但經常被忽視的措施是定期評估和更新文件和文件夾的訪問權限。用戶應該只能訪問他們完成工作所需的文件。這可以按部門、資歷或個人劃分。通過限制權限，文件被非法訪問的機會會立即減少，因為只有更少的帳戶能夠查看它們。這不是一次性的任務，應該成為季節性安全流程的一部分。員工流動和活動計劃的變化只是權限可能需要修改或撤銷的兩個原因。

運行定期文件審核

與監控有權訪問文件的人一樣重要的是監控文件本身。作為預防措施，應刪除過時或未使用的文件。這不僅可以節省帶寬，還可以確保唯一可以共享的文件是員工工作所需的文件。

最大限度地減少人為錯誤

雖然有許多方法可以使用安全軟件更好地保護文件，但人為錯誤仍然是數據泄露的最常見原因。雖然一些違規行為可能是惡意的，但大多數人為錯誤可能是由于缺乏對最佳實踐的認識或培訓。對于不熟悉的軟件尤其如此。

從制作文件副本和更改訪問權限到跨帳戶共享密碼，為員工提供足夠的培訓是確保在線共享業務文件保持安全的關鍵步驟。最終，在企業內建立安全文件共享應該作為現有網絡保護策略的一部分進行整合，允許工具整體運行，而不是作為獨立的應用程序運行。云文件共享是協作工作的最有效解決方案，但重要的是所選客戶的服務必須符合您業務的日常和安全要求。