盡管完全無紙化的方法可能是不可能的，但一些技術(shù)已經(jīng)對傳統(tǒng)業(yè)務(wù)產(chǎn)生了重大影響。無紙化技術(shù)對公司和環(huán)境都有好處。以下是基于云的無紙化技術(shù)如何與傳統(tǒng)業(yè)務(wù)重疊的突出方式。云技術(shù)可以幫助您實現(xiàn)所有這些無紙化目標。

加強數(shù)據(jù)安全

所有組織都非常關(guān)注其機密數(shù)據(jù)的安全性、隱私性和完整性。確保企業(yè)記錄的最大安全性可以決定一個成功的企業(yè)的發(fā)展。處理文件的傳統(tǒng)來源無法確保這些文件的可靠安全性。

可用選項包括將文件鎖定在櫥柜中或切碎它們。這些絕對不是數(shù)據(jù)保護的全面證明方法。此外，如果定期訪問這些文檔，這些安全方法可能會使該過程變得困難。導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)力水平下降。創(chuàng)造無紙化環(huán)境是解決此類繁忙問題的最佳方法。由于您的機密商業(yè)文件不會有物理副本，因此幾乎不會有違反文件完整性的機會。

這些文件將僅與您的公司人員共享，這意味著任何外人都無法訪問您的業(yè)務(wù)文件。您可以確保機密文件不會與不必要的人共享。各種基于云的文檔管理系統(tǒng) (DMS) 包括稱為修訂跟蹤的智能功能。此功能會不斷跟蹤文件中所做的更改。

自動備份

丟失重要文件可能會給您的生活帶來不必要的問題。因此，失去對文件的訪問權(quán)限或錯誤歸檔文檔對于此類設(shè)置可能是致命的。避免這些問題的一種方法是保留必要文檔的多個備份。因此，保留物理文檔的多個備份會帶來額外的問題，例如額外的存儲空間、紙張或打印成本。

如果您正在考慮使用無紙化技術(shù)，那么您就在正確的軌道上。然后，在使用云服務(wù)時，您可以對必要的業(yè)務(wù)文檔進行多次備份，而成本幾乎為零。某些 DMS 會自動為您上傳的文件創(chuàng)建多個備份，并將它們存儲在不同的服務(wù)器上。

可靠的文檔庫

現(xiàn)代企業(yè)需要快速訪問所有必要的信息。不幸的是，傳統(tǒng)的紙質(zhì)系統(tǒng)無法在幾秒鐘內(nèi)找到必要的信息。如果您想保留文檔的多個備份，總費用很容易成為原始金額的兩倍或三倍。更不用說，使用基于云的 DMS 的最大優(yōu)勢之一是組織文檔的更好、更快的方式。事實上，當您將所有業(yè)務(wù)文檔上傳到云端后，您只需點擊幾下鼠標即可找到文檔。

環(huán)保經(jīng)營方式

因此，據(jù)估計，普通上班族每年使用約 10,000 張紙。并且紙張使用量呈顯著增長趨勢。因此，使用基于云的無紙化技術(shù)，您可以消除所有有害過程，如紙張浪費、打印、用電等。最后，通過這樣做，您也可以保護環(huán)境。